”Eventfilm ist fast wie Pizza! Einfache Zutaten, große Beliebtheit und der Umstand, dass man sowas an jeder Ecke herstellen lassen kann, lassen den Vergleich zu. Wie bei einer Pizza lässt sich der Eventfilm auch an seinen Zutaten messen. Anders gesagt der Aftermovie ist die Margarita unter den Eventfilmen.
Tom ReicheltProduzent & Experte für Videomarketing
”
Mark BaumannProduzent
Sie suchen einen Pizzaiolo in Sachen Eventfilm?
- Was ist ein Eventfilm?
- 5 Gründe, warum Marketer Eventfilme lieben?
- Welche verschiedenen Arten von Eventfilm gibt es?
- Und welche Art von Eventfilm passt zu meiner Veranstaltung?
- Welche Tipps zur Planung und Umsetzung eines Eventfilm muss ich beachten?
- Was kostet ein Eventfilm?
Was ist ein Eventfilm?
Alle Marketer lieben Eventfilm!
Wir nennen hier gleich mal fünf gute Gründe, warum…
Eventfilme sind keine Raketenwissenschaft!
Aber Sie kommen den Sternen ganz nah. Wir fassen hier die wichtigsten Macharten zusammen! Lassen Sie sich inspirieren!
Die Pizza Margarita unter den Eventfilmen
»Aftermovie«
einfach & emotional
Das Grundrezept für Aftermovies, die Margarita der Eventfilme, ist immer gleich: Sie nehmen die besten Szenen Ihrer Veranstaltung, packen einen guten Soundtrack drauf, etwas Farbkorrektur, das Salz fürs Auge, und schon haben Sie einen Aftermovie. Natürlich entscheidet die Qualität der Bilder, die Auswahl der Musik, der Schnittstil und gegebenenfalls die Verwendung von Motion Design, wie ansprechend und passend der Zusammenschnitt auf Ihr Event passt. Die Zutaten alleine machen noch keinen Erfolg. Aber egal, ob Festival, Mitarbeiterversammlung, Ladeneröffnung, Workshop, Demonstration, Leadership Summit, Lesung etc., ein gut gemachter Aftermovie ist die einfachste, schnellste und schönste Art eines Eventfilms.
Ein Festival, wie Tomorrowland, hat kontinuierlich Aftermovies produziert, um die Vision vom weltweit größten Hausfestival zu erreichen. Mit Erfolg. Tipp aus der Küche: Die Länge ergibt sich aus der Dramaturgie und dem Kanalverhalten, in dem Ihr Aftermovie präsentiert wird.
Die Pizza Vegetarisch unter den Eventfilmen
»Reportage«
informativ - interessant
Während beim Aftermovie die Emotion die Hauptrolle spielt, so ist es bei der Reportage der informative Gehalt. Durch den Einsatz von Statements, O-Tönen und oft auch einem Voice-Over als Erzählkommentar werden hier die Bilder und Szenen ins Ziel geführt. Ein solches Video lässt unmissverständlich Botschaften des Events teilen und zeigt Partnern, wie Kunden, was es über das Event nicht nur zu fühlen, sondern vor allem zu wissen gibt.
Der Blick in die Zukunft
»FAQ Video« - wegweisend und eindeutig
Die meisten Fragen (FAQ) wiederholen sich und müssen stets von neuem beantwortet werden. Drehen Sie ein Video über die FAQs im Vorfeld zu Ihrer Veranstaltung, posten es vor dem Event und nehmen somit den Unentschiedenen die letzten Zweifel. Das können Fragen sein zu den Ticketpreisen, zum Ablauf, zum Content, zur Sicherheit, zum Dresscode, zur Anfahrt etc. Und auch hier gilt Ihr CI ist überall. Nutzen Sie ein FAQ Video auch um Ihren Markenkern zu präsentieren.
Die Pizza Calzone unter den Eventfilmen
»Storytelling« - voll gespannt!
In diesem Eventfilmformat liegt nicht alles gleich offen. Storytelling zieht Zuschauer in einen dramaturgischen Bann, weil man wissen will, was ist drin in der Geschichte, wie geht die Erzählung aus! Hauptfigur und Call to Action, Herausforderung und Retardierendes Moment, Lösung und Antagonistische Kräfte, Mentoren und Showdown. Das können alles Zutaten sein. Die Entwicklungszeit für ein Konzept bzw. ein Drehbuch dauert länger als die Storyboards o.g. Formate. Wenn inspirierende Inhalte, die zum Event passen, sich nicht ausschließlich über Bilder erzählen lassen, helfen Sprechertexte den Kontext zu erschließen. Wichtig ist, dass sie den Erzählfaden nicht verlieren und somit den Zuschauer durch den Film von Anfang bis zum Ende leiten.
Wie ein Gruß aus der Küche
»Promovideo« - appetitanregend!
Eventproduktionen beginnen mit einer Ankündigung! Warum also nicht gleich mit einem Promovideo? Ein Eventfilm eignet sich sehr gut, um einen Run auf das Event zu generieren. Hat das Event bereits stattgefunden, können Sie ganz einfach Fotos oder Aufnahmen aus dem letzten Video für ein neues Promovideo verwenden. Haben Sie noch nix können Sie z.B. die Location filmen und Zitate von Personen einbinden oder Ausblicke geben, in das, was den Zuschauer erwartet.
Für den kleinen Hunger zwischendurch
»Social-Media Coverage« - sehr lecker!
Zielgruppen bestehen aus qualitativen Followern und solche, die es werden könnten. Man sollte heutzutage also für Social-Media-Coverage, während des Events sorgen. Man kaann zum Beispiel während der Veranstaltung auf der Facebook Business Seite live gehen und einen wichtigen Moment des Events teilen. Weitere Einsatzorte: Instagram-Story, Facebook Ads, Landingpage.
Die Steinofenpizza unter den Eventfilmen
»Casestudy« – authentisch & frisch
Casestudyfilme sind Mini-Dokumentationen und entwickeln ihren Blick auf ein Ereignis, bei dem eine Methode auf ein Problem angewandt wird. Mit einer ergebnisoffenen Haltung dokumentiert dieser Film den Lösungsprozess. Dieses Filmformat wird gern genommen bei Coachingprozessen und Agenturdienstleistungen, kurz um bei Optimierungsprozessen.
Die Planung oder Wie geht Eventfilm?
Wenn Sie sich bereits für einen Typ Eventfilm entschieden haben, werden wir Ihnen jetzt 7 heiße Tipps mitgeben, was es bei der Planung von einem Eventfilm zu beachten gibt:
• Tipp 1 – Die richtige Technik
Viele Events finden bei dynamischen Lichtverhältnissen statt. Schauen Sie, das sie die richtigen Optiken dabei haben, die auch bei dunklen Räumen lichtstarke Bilder liefern. Mit der Entscheidung für einen Eventfilm fällt auch die Wahl auf eine oder mehrere Arten der Kameraführung. Dementsprechend fällt auch schnell eine Entscheidung auf ein Kamerasystem. Drehen Sie zudem aus der Hand ist es ratsam ein Easyrig oder ein 3-achsiges Gimbal mitzunehmen. Aber Vorsicht, planen Sie immer genügend technische Vorbereitungszeit während des Events ein. Und denken Sie an den Ton. Musikalische Szenen haben eine andere technische Herausforderung als das Aufnehmen vom gesprochenen Wort. Das richtige Ton-Equipment sollte klug ausgewählt werden. Atmo-Sound kann man von einem aufgesteckten Kameramikrofon recorden, während Statements und O-Töne auf Events besser mit einer Tonangel eingefangen werden. Speaker auf der Bühne sollten grundsätzlich mit einer Funkstrecke aufgenommen werden oder sie haben das Glück oder/und sie können einen astreinen Bühnenton vom Mischpult der Eventtechnik abgreifen.
• Tipp 2 – Die richtige Crew
Bei der Auswahl der Crewmitglieder ist die Kameranzahl entscheidend. Dabei sollten Sie bedenken, dass Sie mit zwei Kamera´s besser in der Lage sind Bild- und Tonmaterial einzufangen, um damit einen dynamischen Filmschnitt zu gewährleisten. Es hat sich bewährt, dass die erste Kamera den Programmablauf aus einer Haupt-Perspektive aufnimmt und die zweite Kamera Reaktionen aus dem Publikum, sowie Schnittbilder von Situationen einfängt. Wenn Sie mit einer Person, einem sogenannten VJ (Videojockey) drehen, können Sie Geld fürs Personal sparen, aber natürlich auch auf Kosten der Bilderliste. Die Bandbreite reicht hier von sehr geübten VJs, oftmals Filmstudenten, bis hin zu Hobbyfilmern. Lassen Sie sich vorher ein paar Referenzen zeigen, um einzuschätzen, wem Sie dabei ihr Vertrauen schenken. Eine professionelle Crewgröße sollte mit 2-3 Personen pro Kamera ermöglicht werden. Dabei kann es sich um eine Kameraregie mit Assistenz handeln oder ein Trio aus Producer/Regisseur, Kameramann/-frau und Ton- und Lichtassistenz.
• Tipp 3 – Die Vor-Ort Begehung
Machen Sie unbedingt eine Vor-Ort-Begehung. Knarren die Holzböden bei einem Workshop, bringen viele Fenster zuviel unkontrolliertes Licht in den Raum, kann man Ton auch vom Mischpult der Eventtechnik abgreifen, sind Parkplätze vorhanden und ein Raum für die Filmtechnik? Welche weiteren Regeln gelten an einem Ort, der für einen Tag oder einen Abend nicht nur ihr Arbeitsplatz ist, sondern auch ihr Filmstudio. Stellen Sie sicher, das bei einer Vor-Ort-Begehung ein Vertreter der Filmcrew, des Kunden und der Location anwesend sind, um aufkommende Fragen schnell zu klären.
• Tipp 4 – Bestimmung von Leitfiguren
Oftmals werden in Eventfilmen Menschen gezeigt, die etwas Kluges, Entscheidendes und Emotionales zum Event erzählen sollen. Machen Sie sich vorher Gedanken, wer könnte das sein und informieren Sie diese Menschen vor dem Event. Organisieren Sie idealerweise auch einen Ansprechparter vor Ort, der während des Events dem Filmteam hilft, diese Menschen zu einer bestimmten Zeit zu treffen.
• Tipp 5 – Rechtliche Hinweise
Es gibt private und öffentliche Events. In beiden Fällen haben die Veranstalter eine Informationspflicht gegenüber ihren Gästen im Falle es finden Dreharbeiten statt. Eine professionelle Filmproduktion weist Sie darauf hin und wird im besten Falle Ihnen auch ein Hinweisschreiben, sowie Vertragstexte zur Verfügung stellen. Ein Hinweisschreiben informiert die Gäste über die Dreharbeiten an exponierter Stelle. Verträge klären die Urheber- und Nutzungsrechte von Darstellern, sowie die Nutzungsrechte der Location. Darsteller sind in diesem Fall auch Gäste vom Event, die für den Eventfilm ein Statement abgeben.
• Tipp 6 – Die richtige Kleidung
Klären Sie mit dem Filmteam den Dresscode eines Events. Ist das Event ein historischer Kostümball, wie z.B. die Vorstadthochzeit in München, dann müssen auch die Kameraleute historische Anzüge tragen. Natürlich sollte die Kleidung die Crew nicht verhindern eine gute Arbeit abzuliefern.
• Tipp 7 – Die Postproduktion
Auf einem Event entstehen sehr viele Aufnahmen. Klären Sie im Vorfeld den Prozess der Postproduktion mit dem Filmteam. Wann brauchen Sie den fertigen Film? Können Sie mit Fotografien oder Screenshots aus dem Material rechnen, so haben Sie auch die Chance Ihre Social Media Kanäle zu beliefern. Verständigen Sie sich auch, wieviel Änderungsschleifen Sie als Auftraggeber auf den Rohschnitt und auf das finale Ergebnis haben. Arbeiten Sie zum ersten Mal mit einer Filmproduktion zusammen empfehlen wir, sich den genauen Ablauf einer Produktion und einer Postproduktion erklären zu lassen.
Was kostet ein Eventfilm?
Für einen Eventfilm sollten Sie mindestens 4 Wochen vor der Veranstaltung eine Filmproduktion beauftragen und spätestens 2 Wochen zuvor ein PPM, also ein Produktionsvorbereitungstreffen mit allen Verantwortlichen durchführen. Die Kosten für die Produktion eines Eventfilm hängen stark vom Event selbst und von der konzeptionellen Variante ab, für die Sie sich entscheiden. Reden Sie bei den kalkulierten Kosten mit der Filmproduktion und lassen Sie sich durch die Posten führen. Für den Gesamt-Preis (Entwicklung, Dreh und Schnitt) eines Eventfilm sollten Sie mit Netto-Kosten zwischen 2.500,00 und 4.000,00 Euro kalkulieren. Falls Sie nur einen Live-Mitschnitt produzieren wollen rechnen Sie ab 1.200 Euro netto für einen Kameraregisseur inkl. einer Kamera mit Atmo-Ton.
Eventfilme sind keine Raketenwissenschaft. Aber Sie kommen den Sternen recht nah! Wenn Sie Fragen haben, wir helfen Ihnen gern dabei.
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